在選擇檔案密集柜的規格和組數時，需要綜合考慮檔案室的空間大小和檔案存儲量。以下是一些具體的建議：

一、測量檔案室空間

首先，需要準確測量檔案室的長、寬、高以及可能的布局限制。這有助于確定檔案密集柜的尺寸和可放置的數量。

二、評估檔案存儲需求

1.檔案數量：統計需要存儲的檔案數量，并預測未來一段時間內可能的增長情況。

2.檔案尺寸：測量檔案的尺寸，特別是寬度，因為這將直接影響密集柜每層能存放的檔案數量。

3.存放方式：確定檔案的存放方式，是單面存放還是雙面存放。雙面存放可以提高存儲效率，但可能需要更寬的通道。

三、選擇密集柜規格

1.高度：常規款手動密集檔案柜的高度通常為2400mm，智能密集檔案柜可能略高一些，為2500mm。選擇時需要考慮房間高度以及是否需要頂部空間進行其他安裝。

2.寬度：常規密集柜的寬度為900mm，但每組的凈寬可能略有不同（如850mm）。根據存放方式和通道寬度，可以確定所需的密集柜寬度。

3.深度：深度通常為560mm，這個尺寸一般能滿足大多數檔案的存放需求。

4.層數與承重：層數越多，每層承重越大，能存放的檔案數量就越多。但需要注意層間距，以確保檔案能夠順利放入和取出。常規密集柜通常有6層層板，層間距一般為330mm-337mm之間。

四、確定密集柜組數

根據檔案室的寬度和長度，以及每組密集柜的寬度和通道寬度，可以計算出能放置的密集柜組數。確保每組密集柜之間以及密集柜與墻壁之間留有足夠的空間，以便于操作和維護。

五、考慮其他因素

1.安全性：選擇結構牢固、承載能力強且具有防塵、防鼠、防潮、防火等措施的密集柜。

2.便捷性：如果預算允許，可以考慮選擇具有自動移動功能的智能密集柜，以提高存取效率。

3.可擴展性：考慮到未來檔案數量的增長，可以選擇易于擴展的密集柜系統或預留擴展空間。

綜上所述，合理選擇檔案密集柜的規格和組數需要綜合考慮檔案室的空間大小、檔案存儲需求以及其他相關因素。通過仔細規劃和評估，可以確保所選密集柜既能滿足當前的存儲需求，又能適應未來的增長情況。